Einkauf im Unternehmen - Fluch oder Segen?

zoia-gross
9. Dez. 2024
4 Min. Lesezeit

Die Suche nach Dienstleistern, Lieferanten oder Mitarbeitern ist oft wie die Suche nach der Nadel im Heuhaufen. Persönliche Kontakte helfen da nicht immer weiter, besonders wenn Compliance-Regeln die Auswahl einschränken.

Digitale Einkaufs- und Auswahlsysteme sollen hier den Prozess vereinfachen. Doch in der Praxis fühlen sich diese Tools oft an wie ein schlecht funktionierendes Sieb mit Löchern, die zu groß oder zu klein sind. Sie enden mit wenigeren Optionen, aber das Ergebnis passt nicht.

Es ist, als würden Sie versuchen, aus einem Rezeptbuch ein exquisites Dinner zusammenzustellen – und am Ende bleibt nur Toast übrig.

Aber wie können wir sie so einsetzen, dass sie uns tatsächlich voranbringen – statt uns in rigiden Strukturen festzuhalten?

Die Herausforderung liegt oft weniger in der Technik als in der Nutzung:

Wir erwarten, dass digitale Tools uns das Denken abnehmen. Dabei sollten sie uns eigentlich helfen, besser zu denken. Denn am Ende zählt nur eines: Welches Ziel verfolgen wir, was wollen wollen wir lösen? Weder Algorithmen noch künstliche Intelligenz können uns diese Aufgabe abnehmen. Ohne klare Antworten auf diese Fragen bleibt jedes Tool nur ein Werkzeug ohne Sinn.

Die häufigsten Fallstricke bei digitalen Einkaufs-Tools

1. Die Tücke der Kriterien

Strikte Vorgaben wie 10 Jahre Branchenerfahrung oder Kenntnisse in 10 Tools scheinen auf den ersten Blick sinnvoll. Aber seien wir ehrlich:

Grenzen Sie damit nicht eher aus, statt passende Spezialisten zu finden?
Wenn Sie eine Enzyklopädie für eine Aufgabe suchen, landen Sie am Ende womöglich bei jemandem, der die Theorie perfekt beherrscht – aber keine Ahnung hat, wie man das Buch aufschlägt.

Sind das die Kandidaten, die Sie wollen?

2. Mehr vom Gleichen oder Ersticken der Innovation

Digitale Tools priorisieren oft die Ähnlichkeit: gleiche Keywords, gleiche Erfahrung. Das Ergebnis? Ein Team, das sich wie ein Chor anhört, der immer dieselbe Melodie singt.
Klingt gut – aber wann haben Sie zuletzt eine Innovation gehört, die aus Einstimmigkeit entstand?
Einige der besten Ideen kommen von Menschen, die Dinge anders sehen – genau solche Kandidaten werden jedoch oft aussortiert, wenn die Kriterien zu starr sind.

3. Datenqualität als Stolperstein

Profile in Bewerbungsportalen sind oft ein Minenfeld:

Fähigkeiten werden aufgebläht oder so vage beschrieben, dass Sie mehr raten als wissen.
Begriffe wie "Business Analyst" können alles bedeuten – vom technikaffinen Experten bis zum Generalisten mit strategischem Fokus.
Beispiel: Sie suchen online nach einem runden Tisch – und bekommen Vorschläge für quadratische oder dreieckige Modelle. Genauso verwirrend können die Ergebnisse vieler Suchportale sein.

KI als Rettung? Intelligente Systeme können zunehmend kontextbezogen suchen, nicht nur nach Keywords. Aber auch hier gilt: Eine KI ist nur so gut wie ihre Datenbasis – und Ihre Fragestellung.

4. Spezialisierung im digitalen Zeitalter

In der Flut unzähliger Tools wird die Suche nach Experten schnell absurd:

Müssen Kandidaten wirklich jedes Tool kennen, das Ihr Unternehmen einsetzt?
Viele dieser Tools sind so speziell, dass nur Ihre eigenen Mitarbeiter sie wirklich verstehen.

Also fragen Sie sich: Wenn Sie jemanden suchen, der genau diese Spezialkenntnisse mitbringt, warum verlassen Sie sich nicht gleich auf Ihre eigenen Leute?

Denn: Frischer Wind kommt selten aus dem eigenen Haus – und genau das fehlt Ihnen vielleicht.

5. Verpasste Chancen durch übertriebene Einschränkungen

Ein Kandidat, der alle Kriterien erfüllt, klingt perfekt. Aber:

Vielleicht gibt es jemanden mit weniger spezifischer Tool-Erfahrung, dafür aber breiterem Wissen oder exzellenter Methodik.
Übertriebene Einschränkungen können dazu führen, dasss Sie Talente übersehen, die frischen Perspektiven und breiteres Wissen mitbringen – genau das, was Ihre Projekte beflügeln könnte.

6. Ist Ihr Fisch im Netz nur ein Marketinggenie?

In der heutigen Zeit gewinnen oft die, die sich am besten verkaufen – nicht die, die am meisten leisten.

Die provokante Frage: Wenn jemand viel Zeit für die Selbstvermarktung hat, bleibt dann noch genug für die eigentliche Expertise?

Natürlich gilt: Wenn Sie einen Marketingexperten suchen, haben Sie hier möglicherweise einen Treffer. In allen anderen Fällen sollten Sie genauer hinschauen.

Wie Sie aus digitale Einkaufstools echte Helfer machen

1. Weniger ist mehr

Reduzieren Sie die Anzahl der Kriterien – manchmal ist weniger mehr:

Brauchen Sie jemanden mit genau 10 Jahren Tool-Erfahrung?
Experimentieren Sie mit gegensätzlichen Fähigkeiten – vielleicht finden Sie genau das, was Sie bisher nicht einmal gesucht haben.

2. Perspektiven erweitern

Kombinieren Sie unterschiedliche Profile:

5 Kandidaten mit strikten Vorgaben.
5 Kandidaten mit breitem Wissen oder methodischen Fähigkeiten.

Innovation braucht Reibung. Es sind oft die ungewöhnlichen Kombinationen, die Großes bewirken.

3. Vielfalt fördern

Suchen Sie bewusst nach Kandidaten, die anders denken und handeln.
Teams, die nur aus Spiegelbildern bestehen, stagnieren. Vielfalt eröffnet neue Perspektiven und sorgt für Wachstum.

4. Fokus auf Lernfähigkeit und Methodik

Methodisch fit schlägt perfekt spezialisiert.

Wenn jemand die Methodik beherrscht, kann er sich in Tools einarbeiten – andersherum wird es schwieriger.
Verwandte Technologien bringen oft mehr Mehrwert als spezifisches Wissen.

Fazit

Digitale Tools sind mächtige Helfer – aber nur, wenn Sie sie bewusst und strategisch einsetzen.

Breiter denken: Lassen Sie nicht die Tools Ihre Entscheidungen steuern, sondern nutzen Sie sie, um bessere Entscheidungen zu treffen.
Vielfalt fördern: Konformität bringt keine Innovation.
Flexibler sein: Hinterfragen Sie Ihre Auswahl-Kriterien. Schränken Sie sie nicht zu stark ein.

Am Ende zählt nicht, wie viele Daten Sie haben, sondern wie gut Sie sie nutzen.

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